Utilisateurs et personnel
Dans CorePlan, les utilisateurs sont des personnes disposant d'un compte qui peuvent se connecter et effectuer des tâches en fonction des rôles qui leur ont été attribués, tandis que les membres du personnel sont des membres sans compte utilisés à des fins de suivi, telles que les présences ou les incidents de sécurité.
La principale différence réside dans le fait que les utilisateurs ont accès au système, alors que le personnel n'y a pas accès.
Les utilisateurs
Les utilisateurs sont des personnes au sein de votre organisation qui peuvent se connecter à CorePlan à l'aide de leur adresse électronique. Ils effectuent diverses tâches en fonction des rôles et des autorisations qui leur sont attribués.
Principales caractéristiques des utilisateurs :
Rôles et autorisations: Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des rôles tels que Admin, Manager ou Field Worker, ce qui détermine leurs niveaux d'accès.
Accès aux projets: Les utilisateurs peuvent être liés à des projets spécifiques ou avoir accès à tous les projets. Cela détermine les données du projet qu'ils peuvent consulter et avec lesquelles ils peuvent interagir. Certains utilisateurs, comme les administrateurs, peuvent avoir un accès global par défaut.
Visibilité des coûts: Certains rôles, tels que Admin et Manager, permettent aux utilisateurs de visualiser les coûts du projet.
Listes déroulantes: Les utilisateurs peuvent optionnellement apparaître dans des listes déroulantes pour les formulaires, les plods ou d'autres objectifs de sélection.
Remarque : Seuls les rôles d'administrateur et de gestionnaire peuvent afficher les coûts d'un projet.
Personnel
Les membres du personnel sont des personnes qui n'ont pas de compte CorePlan et qui ne peuvent donc pas se connecter à la plate-forme. Ils sont ajoutés au système à des fins administratives et de suivi.
Caractéristiques principales du personnel :
Listes déroulantes: Le personnel apparaît toujours dans les listes déroulantes des formulaires, plods et autres enregistrements.
Suivi: Utile pour le suivi des présences, des heures de travail ou de l'implication dans des incidents de sécurité pour les membres du personnel qui n'ont pas besoin d'un accès à CorePlan.
Aucune connexion requise: Les membres du personnel n'ont pas d'identifiants de connexion et ne peuvent pas interagir avec la plateforme.
Conseil: utilisez les profils de personnel pour les membres tels que les contractants, les visiteurs ou les travailleurs temporaires qui doivent être documentés mais qui ne participent pas activement aux activités de la plateforme.
Navigation dans le module Personnes
Allez dans le module Personnes à partir du menu de gauche.
Sélectionnez l'onglet approprié :
Utilisateurs: Affiche tous les utilisateurs disposant d'un compte CorePlan.
Personnel: Affiche le personnel sans compte CorePlan.
Invitations en attente: affiche les utilisateurs qui ont été invités mais qui n'ont pas encore accepté.
Comment inviter des utilisateurs
Naviguez jusqu'à l'onglet Utilisateurs dans le module Personnes.
Cliquez sur le bouton Inviter un utilisateur dans le coin supérieur droit.
Remplissez les informations demandées :
Email: Adresse électronique de l'utilisateur.
Rôle de l'utilisateur: Sélectionnez l'une des options suivantes : Admin, Utilisateur client ou Travailleur de terrain.
Attribuez des projets et configurez les autorisations (par exemple, "Voir les coûts")
Cliquez sur Enregistrer pour envoyer l'invitation.
.
Important: informez l'utilisateur invité qu'il doit vérifier son courrier électronique pour obtenir le lien d'activation.
Une fois que l'utilisateur a accepté, son statut est mis à jour dans l'onglet Invitations en attente et il apparaît dans la liste des utilisateurs
Modifier les autorisations et les détails des utilisateurs
Accédez à l'onglet Utilisateurs dans le module Personnes.
Sélectionnez le ... (trois points) à l'extrême droite du nom de l'utilisateur.
Cliquez sur Modifier.
Modifiez les détails de l'utilisateur, basculez les commutateurs ou mettez à jour son accès au projet.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Comment ajouter ou importer du personnel
Ajouter du personnel individuellement
Accédez à l'onglet Personnel dans le module Personnes.
Cliquez sur le bouton + Nouveau personnel dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez Nouveau personnel dans la liste déroulante.
Saisissez les informations requises :
Nom: Le nom du personnel.
Les autres champs (par exemple, la fonction, le lieu) sont facultatifs.
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le personnel.
Importer du personnel en masse
Accédez à l'onglet Personnel dans le module Personnes.
Cliquez sur le menu déroulant + Nouveau personnel.
Sélectionnez Importer.
Téléchargez l'exemple de fichier CSV pour voir le formatage correct.
Téléchargez votre fichier CSV par glisser-déposer ou en cliquant sur le bouton Ajouter un fichier.
Cliquez sur Importer pour télécharger votre liste de personnel.
Le personnel apparaîtra dans les menus déroulants pour le suivi des présences, des heures ou des incidents.
Gestion et suppression des utilisateurs et du personnel
Présentation rapide
Action | Onglet Utilisateurs | Onglet Personnel |
Objectif | Gérer les personnes autorisées à se connecter à CorePlan | Suivi de toutes les personnes susceptibles d'apparaître dans les formulaires ou les enregistrements |
Option de suppression | ✅ Oui - supprime l'accès à la connexion | pas d'option de suppression |
Option de désactivation | ❌ Non disponible | ✅ Oui - masque les Plods et les Formulaires |
Option de réactivation | ❌ Pas possible (il faut réinviter) | oui - peut être réactivée à tout moment |
Visible dans les Plods et les Formulaires | ❌ Non géré ici | oui - contrôlé par le statut et le drapeau de visibilité |
Supprimer un utilisateur
Allez dans Personnes > Utilisateurs.
Cliquez sur le menu --- à côté de son nom.
Sélectionnez Supprimer.
Que se passe-t-il lorsque vous supprimez un utilisateur ?
Son accès à la connexion est supprimé.
Son nom apparaît toujours dans les enregistrements historiques (par exemple, les Plods terminés).
Il ne peut pas être réactivé.
Comment l'ajouter à nouveau ?
Allez dans l'onglet Utilisateurs et cliquez sur Inviter un utilisateur.
Saisissez son adresse électronique et envoyez-lui une nouvelle invitation.
Conseil: n'utilisez la fonction de suppression que si vous êtes sûr que la personne n'aura plus besoin d'accès.
Désactiver du personnel (y compris des utilisateurs)
Allez dans Personnes > Personnel.
Cliquez sur le menu --- et cliquez sur Modifier ou ouvrez le profil de la personne en cliquant sur son nom, et cliquez sur Modifier.
Réglez le statut sur Inactif.
Que se passe-t-il lorsque vous désactivez une personne ?
Son nom reste dans la liste du personnel (avec la mention Inactif).
Elle n'apparaît plus dans le formulaire mobile ou dans les listes déroulantes, même si l'option "Visible dans les formulaires" est activée.
S'il s'agit également d'un utilisateur, son accès à la connexion n'est pas affecté.
Comment réactiver :
Allez dans le profil de la personne et changez son statut en actif.
Conseil: utilisez cette option pour supprimer temporairement des tâches opérationnelles.
ID de l'employé et "Visible dans les formulaires"
Identifiant de l'employé
Les identifiants des employés sont facultatifs et servent à relier le personnel à des systèmes externes. Ils facilitent l'établissement de rapports et le filtrage, mais n'affectent pas l'accès à la connexion ni la visibilité.
Visible dans les Plods et les formulaires
Ce paramètre détermine si une personne peut être sélectionnée dans les formulaires et les plods.
Si son statut est inactif, elle n' apparaîtra pas, même si cette option est activée.
Si son statut est actif et que ce paramètre est activé, elle apparaîtra dans les listes déroulantes.
FAQ
Comment puis-je modifier le rôle d'un utilisateur ?
Allez dans l'onglet Utilisateurs.
Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du nom de l'utilisateur.
Mettez à jour son rôle dans le menu déroulant Rôle de l'utilisateur et enregistrez.
Comment modifier les détails d'un membre du personnel ?
Allez dans l'onglet Personnel.
Cliquez sur l'icône représentant un crayon à côté du nom du membre du personnel.
Mettez à jour les champs nécessaires et enregistrez.
Comment accorder à un utilisateur existant l'accès à un nouveau projet ?
Naviguez vers le module Projets.
Sélectionnez le projet et accédez à ses paramètres.
Ajoutez l'utilisateur dans la section Accorder l'accès aux utilisateurs.
Comment retirer un utilisateur de Plods sans le supprimer ?
Se rendre dans l'onglet Personnel.
Modifier le profil de la personne.
Réglez son statut sur Inactif.
Si vous ne savez pas s'il faut supprimer ou désactiver une personne, ou si vous ne voyez pas une personne apparaître dans Plods, n'hésitez pas à contacter le service d'assistance de CorePlan, nous sommes là pour vous aider !